Digitalització de la contractació pública: guia per a ajuntaments

1. L'estat actual: paper, PDF i correus electrònics en ajuntaments petits

En molts ajuntaments de menys de 20.000 habitants la realitat quotidiana de la contractació és que el tècnic descarrega una plantilla Word d'una carpeta de xarxa, l'adapta a mà al nou expedient, la converteix a PDF, la signa amb certificat, la puja a la PLACSP i envia un correu a l'interventor. Si el contractista té dubtes, truca per telèfon. Si cal fiscalitzar, s'imprimeix.

Aquest model híbrid compleix en aparença l'obligació de licitació electrònica, però deixa fora una part molt gran de l'expedient: la memòria justificativa, els informes interns, les observacions de l'interventor, les consultes als serveis municipals, les adjudicacions parcials i el seguiment del contracte després de la signatura. Tot això viu en correus, carpetes compartides i calaixos.

La conseqüència, coneguda per qualsevol secretari d'ajuntament: quan arriba una auditoria o una objecció de la intervenció, reconstruir l'expedient complet requereix hores o dies, i part del rastre no apareix. Digitalitzar la contractació és, abans que qualsevol altra cosa, fer que aquest expedient existeixi en un únic lloc traçable.

2. La normativa que obliga a digitalitzar

La base normativa de la digitalització obligatòria ve de tres lleis. La Llei 39/2015 regula el procediment administratiu comú i imposa l'expedient electrònic com a manera ordinària de tramitació. La Llei 40/2015 fixa el funcionament electrònic del sector públic, la interoperabilitat i les seus electròniques. I la LCSP 9/2017 exigeix licitació íntegrament electrònica per a tots els procediments excepte casos taxats (art. 347).

A aquesta base s'hi sumen l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat (RD 4/2010) i l'Esquema Nacional de Seguretat (RD 311/2022), que marquen com s'han de comunicar els sistemes i quins nivells de seguretat han de tenir els que gestionen informació administrativa.

3. PLACSP: què digitalitza i què no

La Plataforma de Contractació del Sector Públic, gestionada pel Ministeri d'Hisenda, és gratuïta per a les entitats locals i cobreix bé la part pública del procés: publicació de l'anunci, presentació electrònica d'ofertes per part del licitador, obertura de sobres, publicació de l'adjudicació i del contracte formalitzat. El seu ús és obligatori per a la publicitat de licitacions.

El que la PLACSP no fa: no redacta el plec, no genera la memòria, no gestiona la fiscalització interna, no desa les observacions del cap de servei, no permet integrar-hi els informes tècnics, no fa seguiment de l'execució ni controla la facturació associada al contracte.

És una capa de publicitat i licitació, no una plataforma de gestió de l'expedient. Qui diu «ja estem digitalitzats perquè fem servir la PLACSP» està confonent una de les baules amb tota la cadena.

4. Plataformes integrals: Plyca, Vortal, Gestiona, Pixelware

Per cobrir el que la PLACSP no cobreix, el mercat espanyol té diverses plataformes de gestió integral de l'expedient de contractació. No són intercanviables; cadascuna té un perfil de client natural.

Plyca: desenvolupament històric de Nexus IT, implantat en moltes entitats locals i algunes comunitats autònomes. Cobreix tot el cicle des de la memòria fins a la signatura del contracte, amb integració directa amb la PLACSP.

Vortal: plataforma d'origen portuguès amb una presència important en l'Administració General de l'Estat i ajuntaments grans. El seu punt fort és la gestió multiorganisme i la part de licitador.

Gestiona (espublico): mòdul de contractació dins de la suite d'administració electrònica més estesa en ajuntaments petits i mitjans, amb integració nativa amb la resta de l'expedient administratiu de l'ens.

Pixelware: plataforma amb un fort component d'integració amb la PLACSP i sistemes de signatura, utilitzada per diversos ministeris i comunitats autònomes. També disponible per a entitats locals.

5. La capa d'IA: què resol que les plataformes tradicionals no

Les plataformes de l'apartat anterior digitalitzen el flux: aconsegueixen que l'expedient viatgi entre els diferents actors sense paper i sense correus. Però no ajuden el tècnic amb la part més costosa de la seva feina, que és redactar el plec. Una plataforma integral et dona un editor Word dins del navegador; un assistent d'IA genera l'esborrany a partir de l'històric documental de l'ajuntament mateix.

La capa d'IA, típicament basada en un sistema RAG, s'implanta damunt de la plataforma de gestió existent. No la substitueix: li afegeix una funció que avui no té. El tècnic redacta més ràpid i amb més coherència, i el sistema pot validar contra la normativa vigent abans de la publicació.

6. Full de ruta per a un ajuntament de 5.000 a 50.000 habitants

No tots els ajuntaments parteixen del mateix lloc. Un full de ruta realista es recolza en tres fases seqüencials, no paral·leles. Saltar-se l'ordre produeix frustració i projectes abandonats.

Fase 1 — Expedient electrònic base. Si l'ajuntament encara tramita en paper, el primer pas és implantar una plataforma d'administració electrònica (Gestiona o equivalent) amb el seu mòdul de contractació. En aquesta fase l'objectiu és que existeixi un expedient únic i traçable, no que sigui eficient.

Fase 2 — Integració amb la PLACSP i fiscalització electrònica. Un cop consolidada la plataforma interna, es configura la integració bidireccional amb la PLACSP i es digitalitza el circuit de fiscalització i signatura electrònica amb l'interventor i la secretaria.

Fase 3 — Capa d'IA. Quan l'expedient electrònic és una realitat operativa i l'històric documental dels últims anys és indexable, s'incorpora l'assistent d'IA per a redacció i validació. Començar per aquí sense tenir resoltes les dues fases prèvies dona resultats pobres.

7. Cost real: pressupost, formació i impacte en la plantilla

El cost de digitalitzar no és només la llicència del programari. Hi ha tres partides que solen infravalorar-se en els plecs de contractació del projecte mateix: consultoria de configuració inicial, migració de l'històric documental i formació real als usuaris finals.

La formació és crítica i sol ser el primer que es retalla. Un secretari, dos tècnics i l'interventor necessiten entre 15 i 30 hores de formació pràctica distribuïdes en diverses setmanes, amb acompanyament en els primers expedients reals. Sense aquest acompanyament, la plataforma es converteix en un repositori de PDF i la gent torna a treballar en local.

L'impacte en la plantilla és positiu però diferit. Durant els primers tres o sis mesos el ritme de tramitació baixa perquè cal aprendre el sistema. A partir del segon semestre, la productivitat supera el model anterior i, sobretot, millora la traçabilitat davant d'auditories.

8. Finançament: fons MRR i subvencions per a la digitalització local

Des del 2021 el Mecanisme de Recuperació i Resiliència (MRR), dins de NextGenerationEU, ha estat la font principal de finançament per a la digitalització d'entitats locals a Espanya. Les convocatòries es canalitzen mitjançant el Ministeri de Política Territorial, la Secretaria d'Estat de Digitalització i les diputacions provincials, que moltes vegades actuen com a finestreta per als ajuntaments de la seva demarcació.

Els projectes finançables inclouen plataformes d'administració electrònica, integracions amb la PLACSP, digitalització d'arxiu històric i, en les últimes convocatòries, solucions d'intel·ligència artificial aplicada a la gestió administrativa. Els percentatges de cofinançament i els topalls per projecte canvien cada any, per la qual cosa és imprescindible consultar la convocatòria vigent abans de pressupostar.

9. Errors freqüents en projectes de digitalització municipal

Després d'anys veient projectes de digitalització en entitats locals, els patrons de fracàs es repeteixen. Convé conèixer-los abans de redactar el plec.

Contractar programari sense equip de governança intern. Un projecte de digitalització sense un responsable funcional a la casa es converteix en una llista interminable d'incidències amb el proveïdor. Necessites una persona (secretari, tècnic, interventor) que dediqui temps protegit al projecte.

Començar per la part més vistosa. Alguns ajuntaments han intentat implantar IA sense tenir resolt l'expedient electrònic bàsic. El resultat és un assistent que no té històric del qual aprendre i que no s'integra amb el flux de treball real.

Formació insuficient o concentrada. Dues jornades de formació a l'inici del projecte no són suficients. La formació s'ha de distribuir en el temps i acompanyar els primers expedients reals, amb suport accessible quan apareixen dubtes.

Ignorar l'arxiu històric. Si no es migra o s'indexa l'històric, el sistema comença buit i tarda anys a acumular massa crítica. En contractació, on el valor de les plantilles rau en la reutilització, això és especialment crític.

10. Com mesurar l'èxit (KPI reals)

Un projecte de digitalització sense mètriques acaba sent avaluat per la sensació subjectiva de l'equip, que tendeix a ser negativa els primers mesos pel cost d'aprenentatge. Per no perdre el projecte en aquesta fase crítica convé fixar indicadors clars des de l'inici.

La capa d'IA s'integra quan les fases prèvies estan consolidades. Pots veure com encaixa LicitadIA amb una plataforma de gestió existent a la descripció de la solució i a com funciona el flux de treball complet.

Si estàs valorant incorporar IA al projecte de digitalització del teu ajuntament o de la teva diputació, l'habitual és arrencar amb una conversa breu sobre el punt de partida concret. Pots sol·licitar una demo gratuïta o una trucada d'exploració.

Preguntes freqüents